ထိရောက်တဲ့ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေ ဘယ်လိုသတ်မှတ်ကြမလဲ

လုပ်ငန်းတစ်ခု အောင်မြင်ဖို့ဆိုတာ ရှင်းလင်းပြတ်သားတဲ့ လမ်းညွှန်မှုနဲ့ ထိရောက်တဲ့ ဗျူဟာတွေ လိုအပ်ပါတယ်။ ဒီလိုဗျူဟာတွေထဲမှာ အရေးအပါဆုံးကတော့ "လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်များ" (Performance Objectives) သတ်မှတ်ခြင်းပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေဟာ လုပ်ငန်းကို ဘယ်လိုဦးတည်သွားမယ်ဆိုတာ ပြသရုံသာမက၊ တိုးတက်မှုကို တိုင်းတာနိုင်ပြီး ဝန်ထမ်းတွေကိုလည်း တွန်းအားပေးနိုင်ပါတယ်။ ဒီဆောင်းပါးမှာ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေရဲ့ အရေးပါပုံ၊ ဘယ်လို သတ်မှတ်ရမယ်ဆိုတာနဲ့ လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုအတွက် ဘယ်လိုအသုံးချရမယ်ဆိုတာကို အသေးစိတ် ဖော်ပြ သွားပါမယ်။

လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်များဆိုတာ ဘာလဲ?

လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေဆိုတာ လုပ်ငန်းတစ်ခု ဒါမှမဟုတ် အဖွဲ့အစည်းတစ်ခုက အချိန်ကာလတစ်ခုအတွင်း ရရှိဖို့ ရည်ရွယ်ထားတဲ့ တိကျတဲ့၊ တိုင်းတာနိုင်တဲ့ ရလဒ်တွေပဲ ဖြစ်ပါတယ်။ ယင်း ရည်မှန်းချက် (၅) ခု အကြောင်းကို ရှေ့ဆောင်းပါးမှာ ဖော်ပြခဲ့ပြီးဖြစ်ပါတယ်။ ၎င်းတို့ဟာ လုပ်ငန်းရဲ့ မဟာဗျူဟာမြောက် ရည်မှန်းချက်တွေ (Strategic Goals) နဲ့ ကိုက်ညီမှုရှိရပါမယ်။ ဥပမာအားဖြင့် လုပ်ငန်းရဲ့ အဓိကရည်မှန်းချက်က "ဈေးကွက်ဝေစု တိုးမြှင့်ရန်" ဖြစ်တယ်ဆိုရင် လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တစ်ခုက "လာမယ့်သုံးလအတွင်း ဖောက်သည်အသစ် အရေအတွက်ကို ၁၀% တိုးမြှင့်ရန်" ဖြစ်နိုင်ပါတယ်။

ဒီရည်မှန်းချက်တွေဟာ ပန်းတိုင် (Goals) တွေနဲ့ မတူပါဘူး။ ပန်းတိုင်တွေက ပိုပြီးကျယ်ပြန့်ပြီး ယေဘုယျဆန်ပါတယ်။ ဥပမာ- "ဖောက်သည်စိတ်ကျေနပ်မှုကို မြှင့်တင်ရန်" ဆိုတာ ပန်းတိုင်ဖြစ်ပြီး၊ "ဖောက်သည်တိုင်ကြားမှုများကို လစဉ် ၅% လျှော့ချရန်" ဆိုတာကတော့ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက် ဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေက ပန်းတိုင်တွေကို အကောင်အထည်ဖော်ဖို့အတွက် တိကျတဲ့ လမ်းပြမြေပုံကို ပေးစွမ်းနိုင်ပါတယ်။

လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေရဲ့ အရေးပါပုံ

လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေဟာ လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုအတွက် မရှိမဖြစ်လိုအပ်တဲ့ အခန်းကဏ္ဍကနေ ပါဝင်ပါတယ်။

ဦးတည်ချက်ပေးခြင်း - လုပ်ငန်းနဲ့ ဝန်ထမ်းတွေ ဘယ်ကို ဦးတည်သွားနေတယ်ဆိုတာကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း ပြသပါတယ်။ ဒါကြောင့် လုပ်ဆောင်ချက်တိုင်းက ရောက်ချင်တဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေဆီ ဦးတည်နေကြောင်း သေချာစေပါတယ်။

တိုးတက်မှုကို တိုင်းတာခြင်း - တိကျတဲ့ တိုင်းတာနိုင်စွမ်းတွေ ပါဝင်တာကြောင့် လုပ်ငန်းရဲ့ တိုးတက်မှုကို အလွယ်တကူ စောင့်ကြည့်ပြီး အကဲဖြတ်နိုင်ပါတယ်။ ပန်းတိုင်ရောက်ဖို့ ဘယ်လောက် လိုသေးလဲ၊ ဘယ်နေရာတွေမှာ ပြင်ဆင်ဖို့လိုသလဲဆိုတာ သိနိုင်ပါတယ်။

ဝန်ထမ်းများကို တွန်းအားပေးခြင်း - ရှင်းလင်းတဲ့ ပန်းတိုင်တွေရှိခြင်းက ဝန်ထမ်းတွေကို ပိုမို ကြိုးစားလုပ်ကိုင်ဖို့ တွန်းအားပေးပါတယ်။ သူတို့ရဲ့ ကြိုးစားမှုတွေက လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုအတွက် ဘယ်လိုအရေးပါကြောင်း နားလည်စေပါတယ်။

အရင်းအမြစ်များကို စနစ်တကျ ခွဲဝေသုံးစွဲခြင်း - ရည်မှန်းချက်တွေ ရှင်းလင်းပြတ်သားတဲ့အခါ ဘယ်နေရာမှာ အရင်းအမြစ်တွေ (ငွေကြေး၊ လူသားအရင်းအမြစ်၊ အချိန်) ကို အထိရောက်ဆုံး သုံးစွဲရမလဲဆိုတာ ဆုံးဖြတ်နိုင်ပါတယ်။

စွမ်းဆောင်ရည်မြှင့်တင်ခြင်း - မှန်ကန်တဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေက လုပ်ငန်းရဲ့ စွမ်းဆောင်ရည်ကို မြှင့်တင်ပေးပါတယ်။ ဥပမာ - လုပ်ငန်းစဉ်တွေကို ပိုမိုကောင်းမွန်အောင် လုပ်ဆောင်ခြင်း၊ အမှားအယွင်းတွေ လျှော့ချခြင်းစတာတွေ ဖြစ်ပေါ်စေပါတယ်။ ဒါ့အပြင် မှန်မှန်ကန်ကန် သတ်မှတ်ထားတဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေက ပြောင်းလဲနေတဲ့ ဈေးကွက်အခြေအနေတွေကို လျင်မြန်စွာ တုံ့ပြန်နိုင်စေပါတယ်။

SMART Framework ဖြင့် ထိရောက်တဲ့ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်များ သတ်မှတ်ခြင်း

ထိရောက်တဲ့ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေ သတ်မှတ်ဖို့အတွက် SMART framework ကို အသုံးပြုနိုင်ပါတယ်။ SMART ဆိုတာကတော့-

S - Specific (တိကျပြတ်သားခြင်း)

ဘာကို အောင်မြင်ချင်တာလဲ။ ဘယ်သူက လုပ်မှာလဲ။ ဘယ်လို လုပ်ဆောင်မှာလဲ။ ဘာကြောင့် လုပ်ဆောင်ရတာလဲ။ ဥပမာ- "အရောင်းသမား တစ်ဦးချင်းစီသည် လစဉ် အရောင်းအ၀ယ်ပမာဏကို ၁၅% တိုးမြှင့်ရန်။" (ဝန်ထမ်းတစ်ဦးချင်းရဲ့ လုပ်ရည်ကိုင်ရည်ကို တိတိကျကျသတ်မှတ်ထားခြင်း)

M - Measurable (တိုင်းတာနိုင်ခြင်း)

ပန်းတိုင်ကို ဘယ်လို တိုင်းတာမလဲ။ ပန်းတိုင်ရောက်ပြီဆိုတာ ဘယ်လိုသိနိုင်မလဲ။ ဥပမာ- "ဖောက်သည်အသစ်များထံမှ ရရှိသော ဝင်ငွေကို လာမည့် ၆ လအတွင်း ၂၀% တိုးမြှင့်ရန်။" (တိုးတက်မှုကို ဂဏန်းဖြင့် တိုင်းတာနိုင်ရပါမယ်)

A - Achievable (ပြည့်မီနိုင်ခြင်း)

ဒီပန်းတိုင်က လက်တွေ့ကျလား။ ပန်းတိုင်ရောက်ဖို့ လိုအပ်တဲ့ အရင်းအမြစ်တွေ၊ ကျွမ်းကျင်မှုတွေ ရှိရဲ့လား။ ဥပမာ- "ထုတ်လုပ်မှု ကုန်ကျစရိတ်ကို လာမယ့်နှစ်အတွင်း ၅% လျှော့ချရန်။" (လက်တွေ့ကျပြီး လုပ်ဆောင်နိုင်တဲ့ ပမာဏဖြစ်ရပါမယ်)

R - Relevant (သက်ဆိုင်ခြင်း)

ဒီပန်းတိုင်က လုပ်ငန်းရဲ့ ခြုံငုံတဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေနဲ့ ကိုက်ညီမှုရှိရဲ့လား။ ဒီပန်းတိုင်က အရေးကြီးတဲ့ မဟာဗျူဟာမြောက် ရည်မှန်းချက်တွေကို အထောက်အကူပြုလား။ ဥပမာ- "ဖောက်သည်ဝန်ဆောင်မှု တိုင်ကြားမှုများကို လစဉ် ၂၅% လျှော့ချခြင်းဖြင့် ဖောက်သည်စိတ်ကျေနပ်မှုကို မြှင့်တင်ရန်။" (ဖောက်သည်စိတ်ကျေနပ်မှု မြှင့်တင်ရေး ပန်းတိုင်နှင့် သက်ဆိုင်သည်)

T - Time-bound (အချိန်သတ်မှတ်ထားခြင်း)

ပန်းတိုင်ကို ဘယ်အချိန်မှာ ပြီးစီးရမလဲ။ အချိန်သတ်မှတ်ခြင်းက အရေးပေါ်ဆန်မှုကို ဖြစ်စေပြီး အာရုံစူးစိုက်မှုကို မြှင့်တင်ပေးပါတယ်။ ဥပမာ- "လာမယ့် စတုတ္ထသုံးလပတ်အတွင်း ထုတ်ကုန်အသစ် နှစ်ခုကို ဈေးကွက်တင်နိုင်ရန်။" (တိကျတဲ့ ကုန်ဆုံးရက်စွဲ သတ်မှတ်ထားခြင်း)

လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်များ သတ်မှတ်ရာတွင် ထည့်သွင်းစဉ်းစားရမည့် အချက်များ

SMART framework အပြင် အောက်ပါအချက်များကိုလည်း ထည့်သွင်းစဉ်းစားသင့်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းရဲ့ မစ်ရှင်နှင့် ရည်မှန်းချက်များ ကိုက်ညီမှုရှိခြင်း - ရည်မှန်းချက်တိုင်းဟာ လုပ်ငန်းရဲ့ အဓိက မစ်ရှင် (Mission)၊ မျှော်မှန်းချက် (Vision) များနှင့် တစ်ထပ်တည်းကျနေရပါမယ်။ ဒါမှသာ လုပ်ဆောင်ချက်တိုင်းက လုပ်ငန်းရဲ့ အဓိက ရည်ရွယ်ချက်များကို ပံ့ပိုးပေးနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။

လက်ရှိအခြေအနေကို ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာခြင်း (Situational Analysis) - ရည်မှန်းချက်များ မသတ်မှတ်မီ လုပ်ငန်းရဲ့ လက်ရှိစွမ်းဆောင်ရည်၊ အရင်းအမြစ်၊ အားသာချက်၊ အားနည်းချက်၊ အခွင့်အလမ်းနှင့် ခြိမ်းခြောက်မှု (SWOT analysis) များကို သေချာစွာ ဆန်းစစ်ပါ။ ဒါမှ လက်တွေ့ကျပြီး အောင်မြင်နိုင်ခြေရှိတဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေကို ချမှတ်နိုင်မှာပါ။

ဝန်ထမ်းများကို ပါဝင်စေခြင်း - ရည်မှန်းချက်တွေ သတ်မှတ်တဲ့အခါ ဝန်ထမ်းတွေကို ပါဝင်ဆွေးနွေးခွင့်ပြုပါ။ ဒါက သူတို့ရဲ့ ပိုင်ဆိုင်မှုစိတ်ဓာတ်ကို မြှင့်တင်ပေးပြီး ပန်းတိုင်ရောက်ဖို့ ပိုမိုကြိုးစားစေပါလိမ့်မယ်။ သူတို့ရဲ့ အမြင်တွေက လက်တွေ့ကျတဲ့ မှန်းချက်တွေ ချမှတ်ရာမှာလည်း အထောက်အကူပြုပါတယ်။

စောင့်ကြည့်ပြီး ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်း - ရည်မှန်းချက်တွေ သတ်မှတ်ပြီးတာနဲ့ ပြီးသွားပြီမဟုတ်ပါဘူး။ တိုးတက်မှုကို မှန်မှန် စောင့်ကြည့်ပြီး လိုအပ်ရင် ပြင်ဆင်မှုတွေ ပြုလုပ်ရပါမယ်။ KPIs (Key Performance Indicators) တွေ အသုံးပြုပြီး တိုးတက်မှုကို တိုင်းတာနိုင်ပါတယ်။

တုံ့ပြန်မှု (Feedback) ပေးခြင်း - ဝန်ထမ်းတွေကို သူတို့ရဲ့ စွမ်းဆောင်ရည်နဲ့ ပတ်သက်ပြီး ပုံမှန်တုံ့ပြန်မှုတွေ ပေးပါ။ ကောင်းမွန်တဲ့အချက်တွေကို ချီးမွမ်းပြီး တိုးတက်သင့်တဲ့အချက်တွေကို တည်ဆောက်တဲ့ နည်းလမ်းနဲ့ အကြံဉာဏ်ပေးပါ။

လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုအတွက် လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်များကို အသုံးချခြင်း

လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေကို ထိထိရောက်ရောက် အသုံးချခြင်းက လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုကို သိသိသာသာ မြှင့်တင်ပေးနိုင်ပါတယ်။ ဘယ်နေရာတွေမှာ အသုံးချလို့ရမလဲ ဆက်လက်ဖော်ပြသွားပါမယ်။

ဆက်သွယ်ရေး မြှင့်တင်ခြင်း - ရည်မှန်းချက်တွေကို လုပ်ငန်းတစ်ခုလုံးသိနေအောင် ရှင်းလင်းစွာ ဆက်သွယ်ပေးပါ။ ဝန်ထမ်းတိုင်းက ဘာတွေလုပ်ဆောင်ရမယ်၊ ဘာကြောင့် လုပ်ဆောင်ရမယ်ဆိုတာ နားလည်ထားဖို့လိုပါတယ်။ ပွင့်လင်းမြင်သာမှုက ယုံကြည်မှုကို တည်ဆောက်ပြီး ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်မှုကို မြှင့်တင်ပေးပါတယ်။

စွမ်းဆောင်ရည်စီမံခန့်ခွဲမှုစနစ် (Performance Management System)နှင့် ချိတ်ဆက်ခြင်း - လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေကို ဝန်ထမ်းစွမ်းဆောင်ရည် စီမံခန့်ခွဲမှုစနစ်ရဲ့ အဓိကအစိတ်အပိုင်းအဖြစ် ထည့်သွင်းပါ။ ဝန်ထမ်းတစ်ဦးချင်းစီရဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေကို အဖွဲ့အစည်းရဲ့ ရည်မှန်းချက်တွေနဲ့ ချိတ်ဆက်ပေးပါ။

သင်တန်းနှင့် ဖွံ့ဖြိုးတိုးတက်မှု (Training & Development) - ဝန်ထမ်းတွေ မှန်းချက်တွေ ပြည့်မီနိုင်ဖို့ လိုအပ်တဲ့ သင်တန်းတွေ၊ ကျွမ်းကျင်မှုမြှင့်တင်ရေး အစီအစဉ်တွေကို ပံ့ပိုးပေးပါ။ ဒါက သူတို့ရဲ့ စွမ်းဆောင်ရည်ကို တိုက်ရိုက်မြှင့်တင်ပေးမှာ ဖြစ်ပါတယ်။

ဆုချီးမြှင့်ခြင်းနှင့် အသိအမှတ်ပြုခြင်း - ပန်းတိုင်တွေ ပြည့်မီတဲ့ ဝန်ထမ်းတွေ ဒါမှမဟုတ် ဌာနတွေကို ဆုချီးမြှင့်ခြင်း၊ အသိအမှတ်ပြုခြင်းတွေ ပြုလုပ်ပါ။ ဒါက အခြားသူတွေကိုလည်း တွန်းအားပေးပြီး စိတ်ဓာတ်ခွန်အား တိုးစေပါတယ်။

နည်းပညာအသုံးပြုခြင်း - CRM (Customer Relationship Management) စနစ်များ သို့မဟုတ် စွမ်းဆောင်ရည် စီမံခန့်ခွဲမှု ဆော့ဖ်ဝဲလ်များကို အသုံးပြုခြင်းဖြင့် ရည်မှန်းချက်များကို သတ်မှတ်ခြင်း၊ စောင့်ကြည့်ခြင်းနှင့် တိုးတက်မှုကို အစီရင်ခံတင်ပြခြင်းတို့ကို ပိုမိုလွယ်ကူစေပါတယ်။ ၎င်းစနစ်များက ဒေတာများကို စုဆောင်းခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာနိုင်ပြီး တိကျသော အချက်အလက်များကို အချိန်နှင့်အမျှ ပေးစွမ်းနိုင်ပါတယ်။

လုပ်ငန်းအောင်မြင်မှုဟာ လေထဲမှာ တိုက်ဆောက်လို့ရတဲ့ အရာမဟုတ်ပါဘူး။ အောင်မြင်မှုဟာ တိကျတဲ့ စီမံကိန်း၊ ထိရောက်တဲ့ လုပ်ဆောင်မှုနဲ့ စနစ်တကျ တိုင်းတာမှုတွေရဲ့ ရလဒ်ဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်များ သတ်မှတ်ခြင်းက လုပ်ငန်းကို ရှင်းလင်းတဲ့ လမ်းကြောင်းတစ်ခု ပေးစွမ်းပြီး အရင်းအမြစ်တွေကို မှန်မှန်ကန်ကန် အသုံးပြုနိုင်စေကာ၊ ဝန်ထမ်းတွေကို စွမ်းဆောင်ရည်မြှင့်တင်ဖို့ တွန်းအားပေးပါတယ်။ SMART framework ကို အသုံးပြုပြီး လက်တွေ့ကျတဲ့ တိုင်းတာနိုင်တဲ့ မှန်းချက်တွေကို ချမှတ်ခြင်း၊ စောင့်ကြည့်ခြင်းနဲ့ လိုအပ်သလို ပြင်ဆင်ခြင်းတို့ဖြင့် လုပ်ငန်းကို ရေရှည်တည်တံ့တဲ့ အောင်မြင်မှုဆီ ဦးတည်သွားနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။ လုပ်ရည်ကိုင်ရည် ရည်မှန်းချက်တွေကို ထိရောက်စွာ အသုံးချခြင်းဖြင့် လုပ်ငန်းတိုင်း အောင်မြင်မှုပန်းတိုင်ကို သေချာပေါက် ရောက်ရှိနိုင်မှာ ဖြစ်ပါတယ်။

Robert Morton ရေးသားသော How to use performance objectives to achieve business success ဆောင်းပါးကို ဆီလျော်အောင် မြန်မာပြန်ဆိုသည်။

Link: https://www.pipedrive.com/en/blog/performance-objective

​​​​​​​U Myo Htet Naing

Seinor Lecturer, Strategy First Int'l College

B.Com (Hons), M.Com (YIE)